Zakładowy plan kont jest częścią składową systemu rachunkowości. Według zakładowego planu kont księguje się wszystkie dokonywane przez daną jednostkę operacje gospodarcze. Służy on również prawidłowemu zaprezentowaniu osiągniętego przez firmę wyniku finansowego. Zakładowe plany kont często są bardzo rozbudowane i składają się z wielu różnych elementów. W naszym artykule tłumaczymy, co to jest zakładowy plan kont, jakie są zasady ustalania wykazu kont oraz w jaki sposób powinno się tworzyć zakładowy plan kont, aby odzwierciedlał działalność firmy i był zgodny z zapisami ustawy o rachunkowości.
Co to jest zakładowy plan kont?
Według zakładowego planu kont księgowane są wszystkie wykonywane w firmie operacje finansowe. Zakładowy plan kont jest narzędziem, które dostarcza potrzebne do skutecznego zarządzania jednostką informacje na temat wykonanych operacji gospodarczych oraz aktualnego stanu finansowego firmy. Składa się on z księgi głównej, czyli tzw. kont syntetycznych oraz z kont pomocniczych, czyli analitycznych. Zakładowy plan kont powinien istnieć w każdej jednostce, która prowadzi księgi na podstawie systemu rachunkowości.
Zasady ustalania wykazu kont księgi głównej
Zasady ustalanie kont księgi głównej są opisane w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Dokładnie nam, je opisał nasz rozmówca, specjalista z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości każda jednostka, która stosuje zakładowy plan kont, powinna posiadać napisaną w języku polskim dokumentację, w której są opisane przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Dokumentacja ta stanowi politykę rachunkowości w firmie. Jej zapisy dotyczą sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustalają wykaz kont księgi głównej oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych, zasady ich powiązania z kontami księgi głównej, a także przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.
Ważne są również zasady ustalania kont księgi głównej. Zgodnie z przepisami powinno się je ustalać przede wszystkim z uwzględnieniem specyfiki działalności organizacji. Trzeba przy tym w taki sposób ująć wszystkie przychody i koszty organizacji, żeby z łatwością można je było przypisać do konkretnych kont. Oprócz tego w ustalaniu wykazu kont księgi głównej istotne są również:
- przyjęte sposoby wyceny,
- możliwości sporządzania sprawozdań (głównie podatkowych i statystycznych),
- wymogi dotyczące dokonywania odpisów aktualizujących wartość aktywów z uwagi na utraconą przez nie całość lub część wartości, według której figurują w księgach.
Sposoby ujmowania i rozliczania kosztów działalności
Firmy mogą przyjąć jeden z trzech sposobów ujmowania i rozliczania kosztów prowadzenia działalności. Pomoc w tym zakresie oferują specjaliści od usług księgowych. Koszty można gromadzić według rodzajów, czyli na kontach zespołu 4. Można je też gromadzić tylko według typów, rodzajów i odmian działalności, tzn. według funkcji na odpowiednich kontach zespołu 5. Trzecim sposobem ujmowania i rozliczania kosztów jest sposób łączony, czyli rozliczanie według rodzajów na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji na kontach zespołu 5. Zastosowanie kont zespołu 5 jest najbardziej wskazane, gdy charakter, rozmiary lub organizacja wewnętrzna działalności wymagają podziału kosztów według odmian, rodzajów oraz typów dzielności i oddziałów.
Jeżeli przyjmuje się sposób pierwszy (według rodzajów) lub sposób trzeci (sposób łączony), układ rodzajowy kosztów powinien być dostosowany do specyfiki działalności organizacji, z zachowaniem przynajmniej podziału kosztów na koszty rodzajowe administracyjne oraz na koszty statusowe.
Zakładowy plan kont a zapisy ustawy o rachunkowości
Stworzony zakładowy plan kont powinien być zgodny z obowiązującą ustawą o rachunkowości. Wymogiem jest także to, żeby zakładowy plan kont prawidłowo odzwierciedlał działalność danej organizacji. Wszystkie wykonywane zmiany dotyczące sposobu księgowania powinny być zawsze dokonane jako aneks do zatwierdzonego planu kont i podpisane przez uprawnione do tego osoby.